Gizmologi
Situs Berita Gadget dan Teknologi Indonesia

Begini Cara Tim IT Tokopedia Persiapkan Sistem Penunjang WFH

Sudah lebih dari satu tahun Indonesia dilanda pandemi COVID-19 yang sampai sekarang juga belum berkesudahan. Hampir semua perusahaan di Indonesia menerapkan kebijakan Work From Home semenjak diberlakukannya PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar), termasuk Tokopedia.

Mengambil kebijakan tersebut bukanlah hal yang mudah. Selain membutuhkan persiapan yang matang guna mendukung kinerja Nakama (karyawan Tokopedia) dapat tetap maksimal, tim IT Tokopedia juga perlu memastikan bahwa Nakama dapat menggunakan sistem yang terintegrasi dan efektif.

Di ajang START Summit Extension yang diadakan pada 23 Maret 2021 lalu, Tokopedia menghadirkan dua tim teknologi yaitu Chrystiadi Harris, Head of Engineering Tokopedia dan Ade Putra, Software Engineering Lead Tokopedia.

Mengangkat tema Tokopedia’s Enterprise-Scale IT Management, keduanya membagikan pengalaman dan praktik terbaik terkait pemanfaatan teknologi di masa pandemi bagi karyawan Tokopedia. Mereka membahas bagaimana teknologi dapat memungkinkan 5,000 Nakama untuk bekerja dari rumah selama lebih dari satu tahun. Bahkan juga difasilitasi dengan sistem yang menunjang kebutuhan selama bekerja dari rumah.

Persiapan Sebelum Work From Home: VPN

VPN GratisPada Maret 2020, kasus COVID-19 di Indonesia mulai merebak dan tentang kebijakan PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar) menyeruak. Aktivitas belajar dan bekerja pun dilakukan dari rumah.

Saat itu, tim IT enterprise Tokopedia mulai mempersiapkan segala kemungkinan yang akan terjadi. Sehingga hal pertama yang dilakukan adalah memastikan seluruh Nakama memiliki akses VPN (Virtual Private Network) memadai.

Pada tahap itu, para tim IT mengadakan workshop untuk membantu Nakama dalam melakukan instalasi VPN. Sembari memastikan bahwa setiap perangkat yang digunakan dapat tersambung VPN dengan baik. Sehingga setiap proses development dan operasional dapat berjalan dengan lancar hingga saat ini.

Tantangan Selama Work From Home, Teratasi dengan Teknologi

Ilustrasi kerja WFH Fujitsu ScanSnap ix1600 Bekerja dari rumah merupakan salah satu hal yang cukup menantang, dimana hal tersebut juga dirasakan oleh tim IT enterprise Tokopedia. Selain memastikan koneksi VPN, tim IT enterprise juga perlu mempersiapkan hal lainnya seperti memastikan produktivitas dan kesehatan Nakama, hingga bagaimana Tokopedia dapat tetap melaksanakan program kampanye.

Melalui teknologi, Tokopedia dapat memastikan kolaborasi dan komunikasi antara Nakama tetap efektif. Dengan berbagai aktivitas yang dapat dilakukan secara daring, Nakama dapat tetap berinteraksi dengan anggota tim dan leader mereka masing-masing.

Beberapa aktivitas tersebut adalah daily stand up, sprint planning, code review, deployment, customer care support, virtual office, regular meeting, townhall, sharing and learning session, hingga makan siang bersama.

Selain itu, kesehatan selama bekerja dari rumah juga merupakan salah satu tantangan yang dapat dijawab oleh teknologi. Melalui platform komunikasi Slack, tim teknologi Tokopedia membuat Slackbot bernama People Experience yang secara berkala dapat menanyakan kondisi kesehatan Nakama, baik secara fisik maupun mental.

Untuk memfasilitasi Nakama dalam menjaga kesehatannya, tim IT Tokopedia bekerja sama dengan tim HR untuk menghadirkan program seperti Dokter Nakama, E-Counselling bersama Psikolog, Nakama Wellbeing, dan berbagai support group lainnya.

Selanjutnya, untuk mengukur performa dan produktivitas ketika WFH, tim teknologi Tokopedia membuat aplikasi internal bernama MyNakama. Aplikasi ini dapat memudahkan para leader dan HR dalam menilai kinerja karyawan. Melalui fitur remote yang tersedia di aplikasi MyNakama, karyawan juga dapat mengisi daily task yang kemudian akan dilihat dan di-approve oleh masing-masing leader.

Tantangan terakhir yakni bagaimana Tokopedia dapat menjalankan acara dan promo besar setiap bulannya, seperti Waktu Indonesia Belanja (WIB), dari rumah. Ketika saat dan sebelum acara berlangsung, tim IT enterprise perlu memastikan bahwa sistem dapat menerima jumlah kunjungan atau traffic dengan baik.

Oleh karena itu, tim IT enterprise melakukan beberapa prosedur seperti melakukan unit dan integration test, bug bash, melakukan monitor dan alerting, automated load test yang biasa dilakukan sebelum acara berlangsung, weekly coordination, dry run, hingga sistem monitor pada saat acara berlangsung.


Disclaimer: Gizmologi adalah media partner untuk ajang START Summit Extension.

Tinggalkan komen