Pengelolaan pengeluaran perjalanan bisnis seringkali masih membutuhkan pekerjaan administratif, terutama ketika transaksi dari berbagai layanan harus dicatat kembali secara manual. Grab For Business kini terintegrasi dengan Concur Expense dari SAP Concur untuk membantu perusahaan mengelola transaksi perjalanan bisnis dan pengeluaran karyawan dalam alur yang lebih terintegrasi.
Melalui integrasi ini, transaksi perjalanan bisnis, pemesanan makanan, dan layanan pengantaran yang dilakukan melalui Grab For Business dapat tercatat secara otomatis di Concur Expense apabila memenuhi persyaratan. Integrasi tersebut kini tersedia di delapan pasar Asia Tenggara, termasuk Indonesia.
Baca juga: Hansaplast dan Grab Raih Rekor MURI, Edukasi Perawatan Luka Menjangkau 2.238 Mitra Pengemudi
Integrasi Grab For Business dan Concur Expense hadir di tengah meningkatnya aktivitas perjalanan bisnis di kawasan Asia Pasifik. Menurut data Global Business Travel Association (GBTA), pengeluaran perjalanan bisnis di Asia Pasifik diproyeksikan mencapai US$700,9 miliar pada 2026. Di Indonesia, nilai perjalanan bisnis diproyeksikan tumbuh 12,6%.
Grab For Business Hadirkan Integrasi dengan Concur Expense
Grab For Business merupakan platform Grab yang ditujukan untuk kebutuhan korporat, termasuk perjalanan bisnis, pemesanan makanan, dan pengiriman barang. Melalui integrasi dengan Concur Expense, transaksi yang dilakukan untuk kebutuhan bisnis tidak harus selalu dimasukkan kembali secara manual ke sistem pengelolaan pengeluaran. Transaksi Grab For Business yang dilakukan melalui Work Profile dan memenuhi ketentuan dapat tercatat secara otomatis di Concur Expense.
Bagi karyawan, mekanisme tersebut dapat mengurangi pekerjaan memasukkan transaksi satu per satu setelah melakukan perjalanan atau aktivitas bisnis. Sementara bagi perusahaan, transaksi tersebut dapat masuk ke dalam sistem pengelolaan pengeluaran untuk mendukung proses pelaporan dan pemantauan biaya.
Dengan demikian, integrasi Grab For Business dan Concur Expense menghubungkan dua proses yang sebelumnya dapat berjalan secara terpisah, yakni aktivitas mobilitas bisnis dan pencatatan pengeluaran.
Pengelolaan Pengeluaran Masih Jadi Tantangan
Kebutuhan terhadap integrasi semacam ini berkaitan dengan pola penggunaan layanan digital dalam perjalanan bisnis. Data yang dikutip Grab menunjukkan bahwa 95% pelaku perjalanan bisnis di Asia Tenggara menggunakan layanan transportasi online untuk kebutuhan pekerjaan. Namun, baru 58% perusahaan yang memiliki mekanisme resmi untuk mengelola penggunaan layanan tersebut dalam program perjalanan bisnis.
Perbedaan antara tingginya penggunaan layanan transportasi online dan mekanisme pengelolaan di tingkat perusahaan dapat membuat pencatatan serta pemantauan pengeluaran menjadi persoalan tersendiri.
Masalah administratif juga terlihat dalam proses reimbursement. Riset yang sama menyebut 57% pelaku perjalanan bisnis menunda pengajuan laporan pengeluaran atau menganggap proses reimbursement sebagai beban administratif. Hampir separuh responden menghabiskan waktu lebih dari 20 menit untuk menyelesaikan satu laporan pengeluaran setelah perjalanan bisnis.
Dalam konteks tersebut, integrasi Grab For Business dengan Concur Expense diarahkan untuk menyederhanakan pencatatan transaksi dan pengelolaan biaya perjalanan bisnis.
Transaksi Grab For Business Bisa Tercatat Otomatis
Salah satu bagian penting dari integrasi ini adalah pencatatan transaksi secara otomatis. Transaksi Grab For Business yang dilakukan melalui Work Profile dan memenuhi persyaratan dapat diteruskan ke Concur Expense. Karyawan tidak perlu memasukkan kembali transaksi tersebut secara manual ke sistem expense management.
Cakupannya juga tidak hanya transportasi. Grab menyebut transaksi pemesanan makanan dan layanan pengantaran untuk kebutuhan bisnis termasuk dalam transaksi yang dapat tercatat melalui integrasi tersebut.
Artinya, penggunaan Grab untuk aktivitas bisnis seperti perjalanan, pemesanan makanan, maupun pengiriman dapat mengikuti alur pencatatan yang sama selama transaksi memenuhi ketentuan yang berlaku.
Bagi perusahaan, data transaksi yang masuk ke Concur Expense dapat digunakan dalam proses pelaporan pengeluaran. Hal ini juga memberikan perusahaan visibilitas yang lebih baik terhadap biaya yang muncul dari aktivitas perjalanan bisnis.
Valerie Khoo, Regional Head of Grab For Business, mengatakan perusahaan masih banyak mengelola perjalanan dan pengeluaran melalui sistem yang terpisah.
“Bersama SAP Concur, kami dapat menghubungkan mobilitas bisnis dengan pengelolaan pengeluaran dalam satu proses yang lebih terintegrasi,” ujar Valerie.
Grab For Business Terhubung dengan Berbagai Aktivitas Bisnis
Penggunaan Grab For Business sendiri tidak terbatas pada layanan transportasi. Platform ini mencakup kebutuhan perjalanan bisnis, pemesanan makanan, serta pengiriman barang untuk segmen korporat.
Karena itu, integrasi dengan Concur Expense memiliki cakupan yang berkaitan dengan berbagai aktivitas yang dilakukan karyawan selama menjalankan kebutuhan pekerjaan.
Dari sisi karyawan, proses pencatatan menjadi bagian yang lebih terintegrasi dengan aktivitas yang sudah dilakukan melalui Grab. Dari sisi perusahaan, pengeluaran yang berkaitan dengan aktivitas tersebut dapat dikelola melalui sistem expense management yang digunakan perusahaan.
Namun, integrasi ini tidak berarti seluruh proses pengelolaan pengeluaran perusahaan menjadi otomatis. Pencatatan otomatis berlaku untuk transaksi Grab For Business melalui Work Profile yang memenuhi persyaratan, sementara kebijakan dan proses expense management lainnya tetap mengikuti sistem perusahaan.
Tersedia di 8 Negara Asia Tenggara
Integrasi Grab For Business dan Concur Expense tersedia melalui Grab For Business web portal dan SAP Concur App Center di delapan pasar Asia Tenggara. Kedelapan negara tersebut adalah Kamboja, Indonesia, Malaysia, Myanmar, Filipina, Singapura, Thailand, dan Vietnam.
Cakupan regional ini memungkinkan integrasi digunakan oleh perusahaan yang menjalankan aktivitas bisnis di sejumlah negara Asia Tenggara yang masuk dalam cakupan layanan. Untuk perusahaan di Indonesia, integrasi ini menjadi bagian dari perkembangan layanan Grab For Business dalam menghubungkan kebutuhan mobilitas karyawan dengan pengelolaan pengeluaran perusahaan.
Sementara bagi karyawan, manfaat yang paling langsung adalah berkurangnya kebutuhan untuk memasukkan kembali transaksi Grab secara manual ketika membuat laporan pengeluaran, selama transaksi tersebut memenuhi persyaratan integrasi.
Informasi lebih lanjut mengenai layanan Grab For Business dapat diakses melalui forbusiness.grab.com.
Eksplorasi konten lain dari Gizmologi.id
Berlangganan untuk dapatkan pos terbaru lewat email.
