Invoice atau faktur merupakan sebuah lembaran yang berisi tagihan pembayaran atau pembiayaan setelah terjadinya transaksi barang atau jasa. Seluruh rincian tagihan akan dituliskan di dalam faktur tersebut, yang sekarang sudah ada dalam format invoice online juga, untuk memudahkan pembacaan biaya.
Pada umumnya, suatu perusahaan akan membuat invoice sebagai alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya. Jika kamu masih pemula di dunia bisnis, mengetahui cara membuat invoice ini merupakan hal penting yang harus segera kamu pelajari.
Apa Itu Invoice Online?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), faktur atau invois memiliki definisi sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. Dengan demikian, maka invoice online adalah faktur atau tagihan yang dibuat secara elektronik dalam bentuk daring.
Selain memuat perincian pembelian, invoice seringkali memiliki tujuan sebagai alat tagihan antara penjual kepada pembeli. Adapun tenggat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran yang tertera dalam invoice biasanya akan disesuaikan dengan kesepakatan pada purchase order.
Pembuatan invoice online umumnya dilakukan sebanyak tiga rangkap, satu untuk pembeli, yang kedua disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan yang ketiga disimpan di dalam buku faktur. Tidak ada format baku dalam pembuatan invoice, akan tetapi ada beberapa komponen yang harus Anda cantumkan di dalam sebuah invoice. Apa saja?
- Nama pelanggan sebagai tujuan penagihan
- Identitas penjual
- Nomor invoice
- Daftar barang yang dibeli, termasuk jumlah pemesanan, harga satuan, total tagihan, dan jumlah pajak yang harus dibayar
- Diskon dan biaya pengiriman (bila ada)
- Sistem pembayaran. Apabila pembayaran dilakukan secara transfer rekening bank, sebagai penjual Anda perlu mencantumkan nomor rekening perusahaan.
Bagi sebagian orang, invoice tampak sama dengan kuitansi. Padahal, keduanya punya fungsi yang berbeda, lho. Jadi apa perbedaan keduanya?
Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima dan melihat invoice setelah pemesanan dilakukan.
Sementara itu, kuitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.
Baca juga: Software Akuntansi Terbaik 2022, Bikin Pencatatan Keuangan Mudah dan Efisien!
Mengenal Jenis-Jenis Online Invoice
Ada 3 jenis invoice yang umum digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Invoice ini memiliki fungsi dan ketentuan yang berbeda- beda. Berikut jenis-jenis invoice beserta penjelasannya.
- Invoice biasa
Invoice biasa banyak ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena sifatnya yang sederhana. Sebuah invoice biasa umumnya memuat mengenai perincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.
- Invoice konsuler
Invoice konsuler merupakan faktur yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jadi, bila Anda melakukan aktivitas ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini, karena hal ini merupakan salah satu persyaratan sebagai bukti yang tentu sangat dibutuhkan ke depannya. Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.
- Invoice proforma
Apabila barang yang dibeli nantinya dikirimkan secara bertahap atau tidak secara langsung, maka penjual akan memberikan invoice proforma sebagai invoice sementara. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.
Itulah penjelasan lengkap mengenai pengertian dari sebuah invoice, fungsi, dan jenis-jenisnya. Bagi Anda yang baru mendirikan sebuah usaha, selalu teliti dalam pembuatan invoice karena invoice dapat membantu Anda dalam memantau buku piutang perusahaan.
Tips penting saat pembuatan invoice adalah dengan membuat invoice berdasarkan nomor urut cetak. Guna menghindari nomor urut ganda, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi yang bisa menerbitkan invoice dengan nomor urut cetak secara komputerisasi sehingga dapat meminimalisasi terjadinya human error, karena diproses secara detail dan otomatis.
Fungsi dan Tujuan Pembuatan Online Invoice
Kemampuan membuat invoice atau faktur yang baik dan benar sangat penting bagi kredibilitas suatu usaha, demi menciptakan sebuah keuntungan dan bergerak sesuai tujuan yang diharapkan di awal, Hal ini akan menghindari kerugian yang besar. Pembuatan invoice bertujuan sebagai kwitansi bagi pembeli dan sebagai dokumen pembukuan bagi perusahaan, sekaligus menjadi bukti dalam transaksi.
- Sebagai Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk pelanggan
Invoice bagi pelanggan bertujuan sebagai kuitansi. Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya. Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan.
- Sebagai Dokumen Pembukuan untuk Perusahaan
Bagi perusahaan, tujuan pembuatan online invoice tentu diperlukan sebagai jejak akuntansi. Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.
Informasi Penting yang Harus Ada dalam Invoice
Dalam sebuah invoice dan online invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan, demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Berikut ini adalah beberapa rincian yang pada umumnya dicantumkan dalam online invoice.
- Judul invoice
Kamu bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang kamu kirimkan adalah dokumen invoice. Dengan begitu, pelanggan bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen invoice tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu urgent.
- Nama dan alamat yang akan membayar
Perusahaan atau orang diminta atau diharuskan melakukan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan. Informasi ini akan membantu pelanggan untuk memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.
- Nama dan alamat penerima pembayaran
Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran.
- Daftar barang atau layanan
Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam invoice, misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan. Pastikan kamu menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akuntansi pelanggan. Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deskripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian. Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.
- Tanggal dalam invoice
Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal. Beberapa jenis tanggal yang dituliskan di invoice yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal. Untuk tanggal pembayaran maksimal, kamu bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan yang menyenangkan kedua belah pihak.
- Nomor invoice
Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang kamu buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan invoice. Jika kamu membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan.
- Ketentuan pembayaran
Bagi pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti. Ini biasanya ditulis sebagai โNet 30โ pada invoice. Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri. Hal tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.
Bagaimana Cara Membuat Invoice?
Buat kamu yang mungkin belum pernah mendengar online invoice dan membuat invoice tidak perlu khawatir. Terdapat cara membuat invoice yang mudah yang bisa kamu pelajari dan pahami sendirinya. Pembuatan invoice bisa dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan menggunakan aplikasi online invoice.
- Pembuatan secara manual
Pembuatan invoice secara manual berbeda dari online invoice, karena bisa menggunakan kertas atau perangkat lunak di komputer seperti Google Spreadsheet, Google Docs, Microsoft Excel maupun Microsoft Word. Kamu bisa menyesuaikan template, estetika, dan proses penulisan sepenuhnya. Namun, jika dibuat secara manual, ada kemungkinan terjadi kesalahan administratif. Selain itu, cara membuat faktur secara manual akan menyulitkan kamu dalam hal melakukan pelacakan dokumen.
- Pembuatan menggunakan aplikasi online invoice
Menggunakan aplikasi online invoice dalam pembuatan invoice akan memudahkan pekerjaanmu, terlebih jika kamu perlu membuat invoice dalam jumlah banyak, maka lebih baik gunakan aplikasi online invoice. Dengan menggunakan aplikasi online invoice maka pembuatan invoice lebih cepat, serta data akan terlacak dengan mudah.
Buat Online Invoice Secara Otomatis dengan Mekari Jurnal
Jurnal.id merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis. Fitur ini sangat berperan besar dalam melengkapi keberadaan online invoice
Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.
Dengan menggunakan Jurnal.id dan online invoice, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.
Jurnal.id sebagai online invoice, bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.
Jadi, sistem akuntansi Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.
Selain itu, Online Invoice memiliki banyak fitur di dalamnya seperti:
- Fitur pembelian dimana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
- Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.
- Cash link.
- Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
- Manajemen Stok
Dengan menggunakan Jurnal dan Online Invoice, Anda juga dapat mengakses data secara realtime, kapanpun dan dimanapun. Bagi Anda pemilik online shop, manfaatkan juga aplikasi pembukuan online shop untuk membantu pekerjaan Anda. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Jurnal selama 14 hari.
Eksplorasi konten lain dari Gizmologi.id
Berlangganan untuk dapatkan pos terbaru lewat email.
