Pada umumnya saat harus meninggalkan pekerjaan sehari-hari di kantor, pegawai akan mengatur auto-reply atau balasan otomatis pada email kantor. Konten yang umum terdapat pada email auto-reply itu adalah waktu untuk bisa kembali dihubungi dan kontak pegawai yang menggantikan. Tetapi ternyata informasi tersebut dapat berisiko jika tidak membatasi email penerima auto reply. Bisa-bisa email spam pun akan dibalas dan mengundang risiko kejahatan siber.
Spammer bisa memperoleh informasi dari auto-reply berupa validitas alamat email, nama depan, nama belakang dan jabatan, bahkan nomor telepon pengirim. Ketika spammer menerima balasan email, maka akan terdeteksi sebagai orang sungguhan dan akan mengirim email lebih sering. Bahkan spammer mendapat informasi tambahan berupa kontak pegawai yang menggantikan, lengkap dengan jabatan, sehingga bisa membuat serangan phising yang efektif.
Baca juga: Tips Aman Menggunakan Mata Uang Kripto
Tips Membuat Email Auto-Reply yang Aman
Nah agar tetap aman dan meminimalkan risiko yang bisa timbul dari email auto-reply, berikut beberapa langkah pencegahan dari Kaspersky Lab.
- Jika tak banyak menangani klien sebaiknya tak perlu membuat auto-reply, cukup kirim informasi mengenai ketidakhadiran dengan email langsung ke klien. Sementara jika membutuhkan banyak interaksi dengan sesama pegawai, sebaiknya cukup kirim email internal saja.
- Bila ada pegawai lain yang menggantikan bertugas saat tak hadir, sebaiknya langsung mengalihkan email atau redirect ke pegawai tersebut. Jadi tak perlu membuat email auto-reply yang berisi kontak pegawai pengganti.
- Ketika pegawai memang harus membuat email auto-reply, maka rekomendasikan membuat dua opsi balasan otomatis. Pertama untuk alamat internal dan kedua untuk alamat eksternal. Informasi lebih rinci bisa dibubuhkan pada konten untuk sesama kolega, sedangkan untuk pihak luar sebaiknya membatasi informasi.
- Bila posisi pegawai tersebut hanya menangani koordinasi ke sesame pegawai, sebaiknya nonaktifkan autoreply ke pihak luar atau alamat email eksternal.
- Batasi informasi yang diungkap pada email auto-reply, tak perlu menyebutkan proyek yang sedang dikerjakan, nama pelanggan atau kontak rinci.
- Pakai solusi keamanan yang secara otomatis mengenali spam dan phising, serta bisa memindai lampiran pada server email. Dengan demikian bisa mendeteksi keberadaan malware secara real-time.
Demikianlah beberapa tips agar tetap aman dalam membuat email auto-reply tanpa memberi celah bagi pelaku kejahatan siber.
Eksplorasi konten lain dari Gizmologi.id
Berlangganan untuk dapatkan pos terbaru lewat email.
